Hoe kom je als lokale journalist aan namen van fondsen? Als je lokale tentoonstellingen, evenementen en festivals bezoekt, dan staat vaak aangegeven door welke organisaties dit mogelijk gemaakt is. In de programmaboekjes staan vaak de fondsen vermeld die subsidies hebben verstrekt. Deze kun jij als lokale omroep ook benaderen. Ook kun je (betaald) lid worden van fondswervingonline.nl voor een overzicht van meer dan 4500 fondsen, subsidies en beurzen.
Kies een geschikt onderwerp of thema. Kijk welk fonds daar het beste bij in aanmerking komt. Neem de voorwaarden en criteria goed door. Lees op de website van het geselecteerde fonds ook het meest recente jaarverslag. Daarin staat vaak info (gehonoreerde projecten, bedragen, projectplannen) die vaak van belang kan zijn voor jouw aanvraag.
Een gemotiveerde en complete aanvraag bestaat uit begeleidende brief, projectplan, dekking en begroting, statuten van de omroep en een KVK-uitreksel. Dien de aanvraag op tijd in. Verschillende besturen/ adviseurs van fondsen vergaderen twee of vier keer per jaar. Neem de tijd en plan vooruit.
Bij een goede fondaanvraag behoort altijd doelgroep en noodzaak. Wat is de reden dat een lokale omroep een project wil uitvoeren? Geef aan welk probleem of gemis u signaleert of dat er een bijzondere gelegenheid zich voordoet. Ook agenda journalistiek kan een goede aanleiding zijn om een project op te starten. Denk en plan vooruit.
Beschrijf de inhoud van het project; welke activiteiten en welk doel wil je realiseren met een project? Gebruik geen fondsen- en of sponsorterminologie in jouw projectplan. Wees creatief en onderscheidend in taal en zinsbouw. Benoem ook de tijdsplanning; wanneer begint het project en hoe lang duurt het? Fondsen geven aan dat projecten pas mogen starten als de financiering rond is.
Bij ieder project hoort een inschatting van de kosten; een begroting. Zo’n begroting kent een heldere structuur met verschillende posten: research, voorbereiding, reiskosten, kantoorkosten, onvoorzien, verzekeringen, sejour kosten en uitvoeringskosten. Journalisten zijn in principe vrijgesteld van BTW maar producenten weer niet. Een stichting kan altijd BTW opvoeren. Let wel dat het project 21% duurder uitvalt en dus ook 21% meer subsidie moet komen. Fondsen kennen geen BTW. Een fonds telt eenmalig een bedrag uit. Houdt zoveel mogelijk het dagtarief van de NVJ aan voor de werkzaamheden. Probeer de kosten in de begroting zoveel mogelijk te specificeren.
Het dekkingsplan bestaat vaak uit meerdere fondsen waar subsidie kan worden aangevraagd. Kijk bij de fondsen naar het beschikbare budget. In jaarverslagen van de afzonderlijke fondsen staan vaak de bedragen vermeld. Overvraag niet in de begroting maar ondervraag ook niet. De bedragen die je opvoert in de begroting en die van de dekking moeten identiek zijn. Controleer voordat een aanvrage de deur uitgaat nog eens goed de cijfers.
Fondsen financieren een project bij voorkeur nooit volledig. Dat betekent per project ook geld aanvragen bij andere financiers en geef in de dekking van de begroting aan welke dat zijn. Mocht je zeker weten dat een fonds subsidie toezegt, dan kun je in de begroting achter dit fonds het woordje toekenning zetten. Dan willen andere fondsen die je gaat aanschrijven vaak niet achterblijven.